Как продуктивно управлять волонтерами?

Волонтерство или добровольчество – это неоплачиваемый и необязательный труд, то есть тот вид деятельности, когда люди помогают без какой-либо оплаты за работу. Многие компании в современном мире прибегают на мероприятиях к помощи волонтеров, в этом есть несомненные плюсы: экономия бюджета, улучшение имиджа и статуса. Однако волонтеры – это не структурированная рабочая команда, где каждый отвечает за свою сферу работы. Зачастую это люди, которые на мероприятии встретились впервые. Организаторам нужно в короткие сроки отладить с ними работу, чтобы вся деятельность была продуктивной и эффективной.

Особенности управления

Компаниям, организующим мероприятие, важно понимать, что волонтеры в работе отличаются от людей, которых наняли за оплату:

1. У добровольцев гибкий, нефиксированный график;
2. Они отлично работают в команде;
3. С ними труднее всего поддерживать дисциплину и передавать информацию;
4. Большинство замотивированы и понимают зачем они помогают людям. За счет чего необходимость их контролировать меньше;
5. Требуется квалифицированный руководитель волонтеров.

Для того, чтобы организаторам мероприятий задействовать волонтером, проще всего не напрямую набирать людей, а обратиться в Волонтерские центры, который сейчас есть в каждом городе. В ВЦ есть проверенная постоянная команда управленцев, которые всегда смогут централизованно организовать волонтеров на мероприятие, а также структурировать их работу для большей продуктивности. На мероприятии таких людей называют руководителями волонтеров или координаторами. Однако, чтобы добиться такого результата необходимо понимать психологию добровольцев и то, что они отличаются:

Опытные волонтеры

Полностью отдают себя мероприятию; зачастую приобщается к организации и помогают с новенькими добровольцами; сознателен, то есть понимает, когда требуется узнать больше информации или когда можно взять перерыв; осознает требования к своей деятельности, а так же отлично умеет работать в команде.

Волонтер-новичок

Есть интерес к работе, но нет желания погружаться в нее; зачастую пришел, потому что позвали знакомые, из-за бесплатных вознаграждений или интересного мероприятия; чаще всего не замотивированные люди, с которыми достаточно сложно работать.

Эффективная работа

В случае работы с волонтерами требует планирования и организации, который очень напоминает работу над проектом. Важно предварительно узнать все нюансы будущего мероприятия:

1. Узнать цели и масштабы мероприятия;
2. Съездить на место, где будет проводиться мероприятие или запросить схему;
3. Узнать план действий на мероприятии;
4. Узнать функционал волонтеров, то есть что от них требуется (регистрировать участников, направлять на нужные трибуны, помогать ориентироваться на местности и так далее);
5. Оценить сколько потребуется добровольцев и как расставить их по месту проведения мероприятия;
6. Если мероприятие длится дольше 4 часов, то согласовать с организаторами питание волонтеров;
7. Согласовать с организаторами временный волонтерский штаб на мероприятии, куда добровольцы смогут прийти передохнуть или оставить свои вещи;
8. Набор волонтеров.

Всегда важно помнить, что, для того чтобы волонтеры продуктивно работали они должны:

• Знать всю информацию и местность;
• Знать к кому, обратиться с вопросом (к организатору, координатору);
• Быть замотивированным.

Как мотивировать?

Мотивация добровольца — это не финансовое поощрение. Существует определенный перечень мотиваторов, которые заставят волонтеров работать эффективнее:

1. Встреча с известными людьми;
2. Возможность бесплатного обучения на курсах;
3. Приглашение на культурно-массовые, спортивные или исторические мероприятия;
4. Льготный проезд;
5. Дополнительные баллы и рекомендации при поступлении в ВУЗ;
6. Помощь и рекомендации при поиске работы;
7. Публикация в СМИ о мероприятии с упоминанием имени волонтера;
8. Бесплатные билеты на выставки, в музеи или в кино;
9. Учет волонтерских часов в счет производственной практики;
10. Скидки и купоны;
11. Сувениры;
12. Общественное признание и полезность;
13. Бесплатное питание на мероприятии;
14. Благодарность;
15. Публичная благодарность.